Назад

40. ЕФС-1 и охрана труда: что должен знать специалист, чтобы бухгалтер не ругался

ЕФС-1 и охрана труда: что должен знать специалист, чтобы бухгалтер не ругался

Знакомая картина: близится срок сдачи отчётности, бухгалтер подходит к вам с вопросом: «Денис Александрович, дайте цифры по медосмотрам и СОУТ для ЕФС-1». Вы открываете папку, смотрите на отчёты… и понимаете, что не уверены, какие именно данные нужны. Скажете не те - бухгалтер вернётся через час с перечнем замечаний. Или, что хуже, отправит не те цифры, и потом СФР пришлёт уведомление.
Смотрите, какая штука. Раздел 2.3 ЕФС-1 - это та самая часть отчёта, где отражаются сведения об охране труда. А точнее - о медосмотрах и специальной оценке условий труда. И заполнять его должен специалист по охране труда. Но на практике часто это делает бухгалтер, потому что «так быстрее». А потом выясняется, что цифры не те, потому что бухгалтер не знает нюансов.
Поэтому давайте разберёмся раз и навсегда: какие данные нужны для подраздела 2.3, откуда их брать и когда передавать бухгалтеру. Чтобы вы больше не гадали, а бухгалтер не дёргался.

Что вообще такое подраздел 2.3 и зачем он нужен
Подраздел 2.3 входит в Раздел 2 формы ЕФС-1 - тот самый, где считаются взносы на травматизм. Его сдают все страхователи ежеквартально, за исключением тех, кто на АУСН.
В этом подразделе две группы сведений:
  1. Численность работников, подлежащих и прошедших медосмотры - два поля.
  2. Количество рабочих мест с проведённой СОУТ с разбивкой по классам условий труда - графы с 3 по 11.
И главное правило, которое нужно запомнить раз и навсегда: все данные в подразделе 2.3 указываются по состоянию на 1 января отчётного года и в течение года не меняются.
То есть в 2026 году во всех отчётах (за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год) вы указываете одни и те же цифры - те, что были актуальны на 1 января 2026 года.
По-честному, это самый частый источник ошибок. Бухгалтер видит, что в марте провели новый медосмотр, и хочет обновить цифры. А нельзя. Данные меняются только раз в год - при формировании отчётности за I квартал следующего года.

Что писать по медосмотрам
Здесь два показателя:
1. «Общая численность работников, подлежащих обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам»
Сюда включаются все сотрудники, которые по закону обязаны проходить медосмотры. Основание - перечень вредных и опасных факторов и видов работ, утверждённый приказом Минздрава № 29н.
Берёте штатное расписание, смотрите, у кого есть «вредка» или кто занят на работах, где медосмотры обязательны по ТК. Считаете таких людей. Всё.
2. «Численность работников, прошедших обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры»
А вот здесь уже те, кто фактически прошёл эти осмотры. Данные берёте из:
  • Заключительного акта медицинской комиссии по результатам периодических медосмотров;
  • Заключений по результатам предварительных медосмотров, выданных работникам.
И опять же - по состоянию на 1 января 2026 года. То есть если медосмотр провели в феврале 2026 года, в отчётах за 2026 год он не отражается. Попадёт только в отчётность за 2027 год.

Что писать по СОУТ
Тут чуть сложнее, потому что граф много. В подразделе 2.3 есть строка с графами с 3 по 11:
  • Графа 3 - общее количество рабочих мест, подлежащих СОУТ.
  • Графы 4–11 - количество рабочих мест, в отношении которых проведена СОУТ, с разбивкой по классам (подклассам) условий труда.
И вот здесь многие путаются. Смотрите.
Если вы проводили СОУТ в 2024 году, её результаты были актуальны для отчётов за 2024 и 2025 годы. В отчётах за 2026 год они уже не отражаются.
Если вы проводили СОУТ в 2025 году - именно её результаты вы указываете во всех отчётах 2026 года.
Если вы проведёте новую СОУТ в 2026 году - она попадёт в отчётность только в 2027 году.
Пример из жизни. У вас 100 рабочих мест. В 2024 году провели СОУТ по 80 местам, в 2025 - ещё по 20. На 1 января 2026 года СОУТ проведена по всем 100 местам. В отчёте за I квартал 2026 года вы указываете 100 в графе 3 и распределяете их по классам в графах 4–11.
А если СОУТ не проводилась ни по одному рабочему месту - в графах 4–11 ставите 0. Графу 3 при этом всё равно заполняете - это общее количество мест, подлежащих оценке.

Когда и кому передавать данные
Раздел 2 ЕФС-1 сдаётся ежеквартально - за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год.
Сроки в 2026 году:
  • I квартал - не позднее 27 апреля
  • Полугодие - не позднее 27 июля
  • 9 месяцев - не позднее 26 октября (25-е - воскресенье, перенос)
  • Год - не позднее 25 января 2027 года
И вот что важно. Бухгалтер, скорее всего, попросит у вас цифры заранее - за пару дней до срока, чтобы успеть всё проверить и отправить. Ваша задача - дать ему правильные цифры с первого раза.
Что для этого нужно:
  1. Заранее подготовить данные по медосмотрам и СОУТ на 1 января текущего года. Не ждите, пока бухгалтер придёт с вопросом.
  2. Проверить, что цифры по медосмотрам и СОУТ соответствуют друг другу. Если у вас 100 рабочих мест, а медосмотр прошли только 50 - это нормально, но бухгалтер должен понимать, почему так.
  3. Зафиксировать эти цифры в понятном виде - например, в таблице или просто на листе бумаги. Чтобы в следующем квартале не гадать, что вы передавали в прошлый раз.
Кстати, если нет времени разбираться самому, на ohranatruda125.ru в разделе «Файлы» лежат готовые шаблоны и памятки по заполнению отчётности.

А что, если в организации нет вредных факторов?
Тогда в подразделе 2.3 вы ставите 0 в оба поля по медосмотрам. И в графах 4–11 по СОУТ - тоже 0. Графу 3 («общее количество рабочих мест, подлежащих СОУТ») при этом заполняете - она не зависит от того, проводили вы оценку или нет.
Подраздел 2.3 всё равно нужно представить. Даже если все показатели нулевые.

Главные ошибки, которые допускают специалисты по охране труда
Вот что чаще всего идёт не так:
  • Указывают данные за отчётный период, а не на 1 января. Например, в отчёте за полугодие 2026 года пишут цифры по медосмотрам, проведённым в мае 2026. А надо - те, что были на 1 января 2026.
  • Путают СОУТ за разные годы. Указывают в 2026-м данные по СОУТ 2024 года, хотя они уже «сгорели».
  • Не учитывают новые рабочие места. Если в 2025 году появились новые места, но СОУТ по ним не провели - в графе 3 они всё равно должны быть, а в графах 4–11 - нет.
  • Забывают про предварительные медосмотры. В подразделе 2.3 учитываются и предварительные, и периодические медосмотры. Не только те, что проходят раз в два года.

Короче
Запомните главное:
  • Данные в подразделе 2.3 - на 1 января отчётного года. И больше их не трогаете до следующего года.
  • Медосмотры - считаете по заключительному акту и заключениям.
  • СОУТ - по отчёту о спецоценке. В 2026 году указываете только те места, по которым оценка была проведена до 1 января 2026.
  • Передаёте бухгалтеру цифры заранее, в понятном виде.
  • Если данных нет - ставите 0, но подраздел всё равно сдаёте.
Такие дела. Поняли - молодцы, нет - перечитайте ещё раз.
Полезные материалы к статье:
  • Памятка по заполнению подраздела 2.3 ЕФС-1 (PDF, без срока действия) - краткая шпаргалка с ключевыми правилами и сроками.
  • Пригодится, когда: бухгалтер срочно просит цифры, а вы не помните, что и куда писать.
  • Как использовать: распечатайте и повесьте на видное место или сохраните в телефоне.
  • Шаблон для сбора данных по медосмотрам и СОУТ (XLSX, актуален до конца 2026 года) - таблица, куда вы раз в год вносите цифры и потом просто передаёте бухгалтеру.
  • Пригодится, когда: нужно быстро дать бухгалтеру готовые цифры без лишних вопросов.
  • Как использовать: заполните один раз по состоянию на 1 января, сохраните и используйте в течение всего года.
  • Чек-лист проверки данных перед передачей бухгалтеру (PDF, без срока действия) - список из 5 пунктов, чтобы ничего не забыть.
  • Пригодится, когда: вы уже собрали данные, но хотите перестраховаться.
  • Как использовать: пройдите по пунктам перед тем, как отправить цифры бухгалтеру.
Больше готовых шаблонов и других полезных материалов - на ohranatruda125.ru в разделах «Файлы» и «Блог».
Как разработать эти материалы: нормативная база и нюансы
Памятка по заполнению подраздела 2.3 ЕФС-1 (PDF, без срока действия)
  • На основании каких НПА разрабатывается: Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 (порядок заполнения формы ЕФС-1), Приказ Минздрава № 29н (порядок проведения медосмотров), Федеральный закон № 426-ФЗ (СОУТ).
  • Ключевые требования: памятка должна содержать главное правило (данные на 1 января), пояснение по каждому полю медосмотров и каждой графе СОУТ, сроки сдачи, типичные ошибки. Форма законом не установлена - вы можете делать её в произвольном виде.
  • Нюансы и ошибки: чаще всего путают период - указывают данные за отчётный квартал вместо данных на 1 января. В памятке обязательно выделите это правило жирным. Также часто забывают про предварительные медосмотры - напомните, что они тоже учитываются.
  • Как использовать: распечатайте или сохраните в телефоне. При каждом обращении бухгалтера сверяйтесь с памяткой, чтобы не ошибиться.
Шаблон для сбора данных по медосмотрам и СОУТ (XLSX, актуален до конца 2026 года)
  • На основании каких НПА разрабатывается: те же - Приказ СФР № 1462, Приказ Минздрава № 29н, Закон № 426-ФЗ.
  • Ключевые требования: таблица должна включать все поля подраздела 2.3: общее число работников, подлежащих медосмотрам; число прошедших; общее количество рабочих мест; количество мест с СОУТ с разбивкой по классам. Форма произвольная.
  • Нюансы и ошибки: важно не путать «работников» и «рабочие места» - это разные показатели. В таблице лучше разделить их на два блока. Также следите, чтобы сумма по графам 4–11 равнялась значению в графе 3 (если СОУТ проведена по всем местам).
  • Как использовать: заполните один раз по состоянию на 1 января. Сохраните файл. В течение года просто открываете его и копируете цифры в ответ на запрос бухгалтера. В следующем году создаёте новый файл с данными на 1 января следующего года.
Чек-лист проверки данных перед передачей бухгалтеру (PDF, без срока действия)
  • На основании каких НПА разрабатывается: Приказ СФР № 1462 (требования к заполнению).
  • Ключевые требования: чек-лист должен включать проверку: даты (данные на 1 января), полноты (все поля заполнены), соответствия (цифры по медосмотрам и СОУТ не противоречат друг другу), актуальности (использованы правильные отчёты по СОУТ и медосмотрам).
  • Нюансы и ошибки: часто забывают проверить, что по новым рабочим местам, появившимся в прошлом году, СОУТ проведена (или отмечено, что не проведена). В чек-лист обязательно включите этот пункт.
  • Как использовать: пройдите по пунктам перед каждым квартальным отчётом. Это займёт 2 минуты, но сэкономит часы на исправление ошибок.
Чек-лист: всё ли вы сделали?
  • ✅ Проверили, что данные по медосмотрам и СОУТ указаны по состоянию на 1 января 2026 года, а не за отчётный период?
  • ✅ Убедились, что в графе 3 указано общее количество рабочих мест, подлежащих СОУТ, даже если оценка не проводилась?
  • ✅ Проверили, что в графах 4–11 отражены только те рабочие места, по которым СОУТ проведена до 1 января 2026?
  • ✅ Сверили цифры по медосмотрам с заключительным актом и заключениями по предварительным осмотрам?
  • ✅ Передали бухгалтеру данные заранее, чтобы у него было время на проверку?
  • ✅ Сохранили заполненный шаблон, чтобы в следующем квартале не собирать данные заново?